E-faktura via Peppol för byggföretag

Vad det är

En e-faktura är inte en PDF i ett mejl. Det är ett strukturerat dokument som mottagarens ekonomisystem kan läsa direkt, utan att någon tolkar eller knappar in det — fakturanummer, belopp, momssatser och radinformation ligger i bestämda fält.

Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling trädde i kraft den 1 april 2019 och gäller alla inköp som en upphandlande myndighet gör. För en byggentreprenör med kommunala jobb är e-faktura därför inte en effektivisering utan ett villkor för att få betalt.

Adressen i nätverket är ett Peppol-id, som för svenska bolag brukar vara organisationsnumret med ett prefix — det skrivs som 0007: följt av numret utan bindestreck.

Så fungerar e-faktura via Peppol i Crewrig

1. Aktiveringen ger företaget en adress

   E-faktura slås på med en växel under Abonnemang & saldo. Efter aktiveringen visas företagets Peppol-id, som ni lämnar till leverantörer som ska skicka fakturor till er.

2. Kundkortet bestämmer vägen

   Faktureringsmetoden E-faktura på kundkortet är det som gör att fakturan går elektroniskt, och fältet Peppol-id är adressen. Har ni fyllt i kundens organisationsnummer föreslås adressen under fältet och fylls i med en klickning. Är kunden inställd på e-faktura men saknar Peppol-id stoppas utskicket med en förklaring, i stället för att fakturan tyst går som mejl.

3. Skicka-knappen visar vägen innan något går iväg

   När fakturan skickas visas kundens Peppol-adress som bekräftelse om den går som e-faktura, annars öppnas e-postdialogen med mottagare och en valfri hemlig kopia. Under verktygsraden står alltid vilken väg fakturan kommer att ta, och textrader på fakturan följer med som anteckningar i e-fakturan.

4. Referenserna kontrolleras före utskick

   Fältet Er referens skickas som köparens referens och fältet Märkning / P.O. Reference som ordernummer — många offentliga mottagare kräver det senare. Är båda tomma går fakturan inte att skicka, och är bara det ena ifyllt visas en varning vid det tomma fältet. Projektets märkning följer automatiskt med till fakturan.

5. Utskicket får en egen märkning

   En faktura som gått elektroniskt märks E-faktura skickad bredvid leveranssättet, så att ni ser att nätverksoperatören tagit emot den och inte bara att den lämnat Crewrig. En sådan faktura kan inte skickas en gång till av misstag.

6. Inkommande fakturor märks med sin källa

   Leverantörsfakturor som kommer in via nätverket märks E-faktura, till skillnad från dem som registrerats för hand eller kommit som mejl. Märkningen sitter både i listan i Inköp och i fakturans huvud. Saknar e-fakturan en bifogad PDF ritar Crewrig en fakturabild ur dokumentet, märkt som skapad av Crewrig, så att den går att granska innan den godkänns. Står ett finansbolag som betalningsmottagare sparas det på fakturan.

Det här gör Crewrig inte

Listan finns för att den är användbar innan ni bestämmer er, inte efteråt. Saknas något ni måste ha är det bättre att ni ser det här.

• Leveranssättet går inte att välja per faktura. Det styrs helt av faktureringsmetoden på kundkortet, så vill ni skicka en enstaka faktura på det andra sättet får ni ändra kunden.
• Crewrig visar inte om mottagaren faktiskt fått fakturan. Märkningen säger att nätverksoperatören tagit emot den; ett besked om att den nått kundens system eller avvisats där finns inte i dag, så en faktura som kunden inte hittar får ni stämma av med kunden.
• Alla fakturor kan inte gå som e-faktura. Den kräver en företagskund, och en faktura med ROT- eller RUT-avdrag eller med rader som har negativt pris eller antal — till exempel en rabattrad — stoppas före utskick. Ett avdrag får då läggas som en egen kreditfaktura.
• Mottagning kan misslyckas även när sändning fungerar. Är ert organisationsnummer redan registrerat hos en annan operatör — vanligen via banken eller bokföringsprogrammet — går det inte att ta emot förrän den registreringen flyttats, och en knapp låter er försöka igen. Ni kan skicka under tiden.
• Aktiveringen kan inte ångras från inställningssidan. Vill ni avregistrera er från nätverket får ni kontakta supporten.
• Bara Peppol stöds. Andra sätt att skicka strukturerade fakturor — äldre svenska format eller en beställares egen EDI-uppkoppling — finns inte i Crewrig.
• Crewrig kan inte veta vilken referens beställaren kräver. Offentliga mottagare avvisar regelmässigt en faktura där referensen eller ordernumret är fel — koderna får ni be beställaren om, de går inte att härleda.

Vad det kostar

Betalas per dokument

E-faktura debiteras per dokument, inte som en månadsavgift: 3 kr för en skickad faktura och lika mycket för en mottagen. Skickar ni inga elektroniska fakturor en månad kostar funktionen ingenting, och ingen del av den ligger i paketpriset.

Avgiften dras från företagets Crewrig-saldo när fakturan skickas eller tas emot. Priserna är exklusive moms.

Vanliga frågor