À conto-fakturering och betalningsplan för fastprisprojekt

Vad det är

När ett arbete är avtalat till ett fast pris och sträcker sig över månader står entreprenören annars för hela likviditeten: material och löner betalas löpande, medan betalningen kommer först på slutet. Betalningsplanen är lösningen på det — parterna kommer överens om delbetalningar i förväg, ofta knutna till att bestämda moment är färdiga.

À conto betyder att delbetalningen är en avräkning mot det avtalade priset, inte en faktura för utfört arbete. Summan av delbetalningarna kan därför aldrig överstiga kontraktet, och skillnaden mellan det avtalade priset och det som redan fakturerats är slutregleringen.

Så fungerar à conto och betalningsplan i Crewrig

1. Projektet får en prismodell, och den styr resten

   I projektets fält Typ väljs Löpande eller Fastpris. Väljer du Fastpris anger du projektets avtalade värde, och projektet får en extra flik: Betalningsplan. Ett löpande projekt får aldrig den fliken, eftersom det inte finns något kontraktsvärde att avräkna mot.

2. Planen är en lista med poster

   Varje post har en beskrivning — "Delfaktura 1", "Efter gjutning" — ett belopp, ett planerat datum och, om arbetet ger rätt till avdrag, den del av beloppet som är arbetskostnad. På fakturan blir arbetskostnaden en egen arbetsrad, och det är den ROT-avdraget räknas på. Poster läggs till en i taget allteftersom överenskommelsen blir klar; beloppet måste vara större än noll.

3. En post blir en faktura med en knapptryckning

   Knappen Fakturera bredvid en post skapar en kundfaktura som är kopplad till just den posten. Kopplingen är vad som gör att posten inte kan faktureras igen — spärren ligger i databasen, inte i knappen.

4. Kvar att fakturera räknas ut åt dig

   Överst i fliken står det avtalade kontraktsvärdet, vad som fakturerats à conto och hur mycket som återstår. Det är slutregleringen, och den ändrar sig av sig själv när poster faktureras eller när nya läggs till. Skapa slutfaktura lägger upp det återstående som en sista post och öppnar fakturan.

5. Posterna som är dags att fakturera syns direkt

   En post vars planerade datum har passerat märks Dags att fakturera, och en rad överst säger hur många som väntar. På Översikt, under Nyckeltal, samlar ett kort alla projekt med sådana poster: antal, summa, hur länge den äldsta har väntat och en länk rakt in i betalningsplanen. Kortet syns bara när något väntar.

6. Planen går att skicka till kunden

   Betalningsplanen kan exporteras som PDF med företagets logga eller som Excel, med varje post, planerat datum, belopp, andel av avtalet och vad som är fakturerat och återstår.

7. Resultatet räknas på avtalat värde, inte på fakturerat

   För ett fastprisprojekt är resultatet avtalat totalvärde minus kostnad — inte fakturerat minus kostnad, som för ett löpande projekt. Ett halvfärdigt fastprisjobb ser därför inte ut att gå med förlust bara för att bara en del av planen är skickad. Alla uppföljningsytor läser samma databasvy, så projektsidan och resultatöversikten kan inte visa olika tal.

8. En garanti kan hållas inne på varje faktura

   Planen kan ha en post för innehållet belopp. Dess belopp är taket för vad som totalt hålls inne, och ni anger hur många procent som dras av per faktura. Varje faktura från planen får då en egen minusrad tills taket är nått. När alla övriga poster är fakturerade frisläpps medlen med en faktura på det som faktiskt hållits inne. Det avtalade värdet och resultatet påverkas inte.

9. Fakturan visar kontraktsställningen

   När planen har innehållet belopp visar fakturan en uppställning: vad som hålls inne på just den fakturan, den ursprungliga kontraktssumman, innehållna medel totalt och vad som återstår av kontraktet. Den räknas till och med fakturan, så en äldre faktura visar samma siffror som när den skickades, och följer med i fakturans vy, på PDF:en och i anmärkningen till Fortnox.

10. Godkända fasta ÄTA lägger sig ovanpå kontraktet

    Avtalat totalvärde är kontraktsvärdet plus godkända tilläggsarbeten med fast belopp. Betalningsplanen avser grundkontraktet; tilläggen faktureras för sig från ÄTA-fliken.

Det här gör Crewrig inte

Listan finns för att den är användbar innan ni bestämmer er, inte efteråt. Saknas något ni måste ha är det bättre att ni ser det här.

• Ingenting faktureras automatiskt. Det finns inget schema som skickar en post på ett bestämt datum eller när ett moment markeras färdigt, och ingen påminnelse går ut per mejl — någon hos er klickar Fakturera när det är dags.
• Planen har ingen indexreglering och ingen prisjustering. Ändras det avtalade priset gör ni om posterna för hand.
• Faktureringsmodellen går inte att byta när projektet har kundfakturor — varken skickade eller utkast — eller fakturerade fastprisbelopp. Fältet blir då inaktiverat, så valet Löpande eller Fastpris är i praktiken ett val ni gör i början.
• Innehållet belopp har en regel: en andel per faktura upp till ett tak, högst en sådan post per projekt. Medlen frisläpps inte av sig själva på ett datum, och kontraktsställningen följer inte med i en e-faktura via Peppol — där syns bara raderna, minusraden inräknad.
• Minusraden har samma moms som posten, så innehållet belopp minskar fakturans moms och frisläppningsfakturan tar ut den. Det passar entreprenader med omvänd byggmoms; fakturerar ni privatpersoner, kontrollera upplägget med er redovisning.
• Poster går inte att ordna om eller gruppera i etapper. Listan är platt, i den ordning ni lägger upp den.

Vad det kostar

Ingår i alla paket

Betalningsplaner och à conto-fakturering ingår i alla paket. Antalet poster kostar ingenting, och fakturorna de ger upphov till är vanliga kundfakturor. Paketen börjar på 589 kr per månad exklusive moms.

Det enda som kan tillkomma är leveranssättet: en kundfaktura som går som e-faktura via Peppol kostar 3 kr, medan e-post och PDF inte kostar något.

Vanliga frågor