Leverantörsfakturor med AI-tolkning för byggföretag
En leverantörsfaktura är räkningen från grossisten, maskinuthyraren eller underentreprenören, och i ett byggföretag ska varje sådan kontrolleras, konteras och hamna på rätt projekt innan den betalas. I Crewrig vidarebefordras fakturamejlen till en egen adress, AI läser av belopp, datum, rader och leverantör, fakturan kopplas till projektet och går efter attest vidare till Fortnox eller Oqto. Tolkningen kostar 3 kr per faktura; att registrera och attestera för hand kostar ingenting.
I appen: Inköp → flikarna Leverantörsfakturor, Inkommande och Ej hanterade
Vad det är
Ett byggföretag med några pågående jobb får snabbt hundra inköpsfakturor i månaden: trävaror, hyrd ställning, containertömning, el från underentreprenören. Varje faktura ska läsas av, få ett konto och en momsbehandling, och — det som skiljer bygg från de flesta branscher — knytas till det projekt kostnaden hör till. Annars visar projektkalkylen ett resultat som inte finns.
Arbetet brukar delas mellan kontoret och den som beställde. Fakturan kommer som en PDF i någons inkorg, skickas vidare för godkännande och knappas sedan in i bokföringen. Varje steg är ett tillfälle att tappa bort den, och det som oftast faller bort är just projektkopplingen, eftersom bokföringen inte behöver den.
Omvänd skattskyldighet gör momsen till en fälla. Köper ni byggtjänster av en annan entreprenör ska fakturan sakna moms och ni redovisa den själva; en sådan faktura som bokförs som vanlig ger fel momsdeklaration.
Så fungerar hanteringen av leverantörsfakturor i Crewrig
Fakturorna kommer in på tre vägar
Företaget får en egen fakturaadress, som visas överst i Inköp och kopieras med ett klick. Mejl som skickas eller vidarebefordras dit läggs under fliken Inkommande; signaturlogotyper sorteras bort, och mejl utan användbar bilaga hamnar under Ej hanterade i stället för att försvinna. E-fakturor via Peppol kommer in av sig själva, och en PDF eller ett foto kan också laddas upp direkt. Varje faktura märks Manuellt, E-post eller E-faktura efter hur den kom.
AI fyller i formuläret, ni granskar
Tolkningen läser fakturanummer, faktura- och förfallodatum, belopp, moms och momssats, OCR, referenser, valuta och fakturaraderna. Den känner igen kreditnotor och vänder tecknet på beloppen, och den skiljer ut omvänd byggmoms och unionsinterna förvärv. Fälten den fyllt i blinkar gult så att ni ser vad som kommer från AI. Raderna läggs inte in förrän någon klickar Lägg till rader.
Leverantören hittas på organisationsnumret
Fakturan matchas mot leverantörsregistret på organisationsnumret först och på namnet sedan, med bolagsform och skiljetecken bortskalade. Finns leverantören inte skapas den med de uppgifter som stod på fakturan. Har en känd leverantör bytt namn visas en varning med knappen Byt namn — namnet byts aldrig av sig självt, eftersom AI:n kan ha läst fel.
Projektet läses ur märkningen
Står det ett projektnummer på fakturan, i ordernumret eller i er referens kopplas den till projektet. En referens som bara består av siffror godtas inte, eftersom ett vanligt ordernummer annars kan råka likna ett projektnummer. Använder leverantören själv Crewrig hoppas dess egna projektnummer över — hellre en faktura utan projekt än en kostnad på fel jobb.
En faktura kan delas på flera jobb
Varje fakturarad har ett eget projekt och ett eget konto. Bär någon rad ett projekt är det radernas fördelning som gäller, och varje projekt får bara sin andel av beloppet. Kontot fylls i från leverantörens förvalda konto eller det globala förvalet, och en kontroll före sparandet föreslår att rader med samma konto slås ihop.
Attesten låser fakturan
Godkänn är spärrad tills raderna stämmer mot fakturans summa på 50 öre när och leverantör, nummer och datum är ifyllda. En godkänd faktura är låst för ändringar tills någon tar bort godkännandet. Nekas fakturan kan ett mejl med anledningen gå till högst två adresser. Att attestera kräver rollen chef eller administratör.
Exporten bär med sig fakturabilden
Bara en godkänd faktura kan exporteras, till Fortnox eller till Oqto beroende på vilket ekonomisystem som är kopplat, med valet att bokföra direkt eller inte. PDF:en skickas med som bilaga och försöks igen varje natt om den inte kom fram. Ligger förfallodatumet före fakturadatumet stoppas exporten innan något skickas, med båda datumen utskrivna.
Kontot på fakturan jämförs med leverantörens
Bankgiro, plusgiro eller IBAN som står på fakturan sparas på just den fakturan. Avviker det från leverantörens eget konto visas en varning — fakturan kan vara såld till ett finansbolag, eller vara ett bedrägeriförsök. Väljer ni Annan betalningsmottagare får mottagaren ett eget leverantörskort i ekonomisystemet och fakturan exporteras dit. Leverantörens konto ändras aldrig utan att någon klickar.
Det här gör Crewrig inte
Listan finns för att den är användbar innan ni bestämmer er, inte efteråt. Saknas något ni måste ha är det bättre att ni ser det här.
- AI-tolkningen kan läsa fel, oftast på inskannade eller fotograferade fakturor: siffror i datum och radrabatter är det som har gått fel i praktiken. Ett förfallodatum med uppenbart fel årtal rättas, och ett förfallodatum före fakturadatumet ger en varning, men ett felläst fakturadatum upptäcks inte. Den som attesterar måste jämföra mot bilden.
- Attesten har ett steg. Det finns inga beloppsgränser, ingen kedja där en arbetsledare godkänner före ekonomiansvarig och ingen fördelning av fakturor till olika attestanter — chef eller administratör godkänner, och det räcker.
- Crewrig betalar inga fakturor och skapar ingen betalfil. Betalningen görs i ekonomisystemet eller banken; Crewrig hämtar tillbaka betaldatum från Fortnox eller Oqto när Inköp öppnas. Listan över leverantörsskulder under Översikt → Likviditet läses ur ekonomisystemet och finns inte utan en koppling.
- Bara PDF, JPG och PNG upp till 10 MB kan tolkas, och valutan måste vara SEK, EUR eller USD. Pappersfakturor måste skannas eller fotograferas först, och en bilaga i annat format hamnar under Ej hanterade. En faktura har ett enda dokument — fler filer går inte att bifoga, och en uppladdad fakturabild kan inte bytas ut.
- Fakturaadressen och den automatiska tolkningen sätts upp av Crewrig, och tolkning av inkommande mejl är avstängd tills den slås på. Räcker saldot inte stannar den automatiska tolkningen, och bilagorna blir liggande otolkade under Inkommande tills någon fyller på eller tolkar dem för hand.
- Kolumnerna Påslag och Vidarefakturering på leverantörsfakturans rader används inte när materialet hämtas till en kundfaktura. Påslaget sätts i hämtningsdialogen på kundfakturan, med projektets eller kundens procentsats som förval.
- Exporten till Oqto tar inte emot fakturor med momstypen UIF och skickar varken projekt eller kostnadsställe. Att en leverantör utan konto får fakturans konto vid exporten görs bara mot Fortnox.
Vad det kostar
Betalas per dokument
Att ta emot, registrera, attestera och exportera leverantörsfakturor ingår i alla paket. Det som kostar är AI-tolkningen: 3 kr per tolkad faktura, och lika mycket för en omtolkning. Avgiften dras från företagets Crewrig-saldo.
| Post | Pris |
|---|---|
| Tolkad leverantörsfaktura | 3 kr |
| Omtolkning av en faktura | 3 kr |
| Mottagen e-faktura, som inte tolkas | 3 kr |
| Faktura som registreras för hand | ingen avgift |
En bilaga som visar sig vara en dubblett av en redan registrerad faktura, eller som inte är en faktura, debiteras inte. En tolkning på sidan för ny faktura debiteras när resultatet kommer, även om fakturan sedan inte sparas. Priserna är exklusive moms.
Vanliga frågor
Hur får vi in leverantörsfakturorna i Crewrig?
Be leverantörerna mejla till företagets fakturaadress, eller vidarebefordra fakturamejlen dit själva. Bilagorna dyker upp under Inköp → Inkommande, och tolkas direkt om automatisk tolkning är påslagen. En leverantör som skickar e-faktura via Peppol behöver ingen adress — de fakturorna kommer in av sig själva när e-faktura är aktiverat.
Vad gör jag när AI:n har läst av en faktura fel?
Rätta fältet för hand, eller klicka Är fakturan feltolkad? för att låta AI:n läsa om PDF:en. Omtolkningen skriver över datum, belopp och referenser men lämnar leverantör, projekt och befintliga rader orörda, och den kan inte göras på en faktura som redan är exporterad. Samma dialog har en knapp för att rapportera feltolkningen till supporten.
Kan en leverantörsfaktura fördelas på flera projekt?
Ja. Välj projekt per fakturarad i stället för i fakturahuvudet. Varje projekt räknar då bara med sina egna rader, och filtret Saknar projekt i Inköp visar de fakturor som inte hamnat någonstans.
Hur hanteras en faktura som leverantören har sålt till ett finansbolag?
Kontot som står på fakturan sparas och jämförs med leverantörens. Är det ett annat visas en gul varning, och ni väljer om det är en annan betalningsmottagare, ett nytt konto hos leverantören eller ett misstag. En mottagare får ett eget kort i Fortnox eller Oqto, så att fakturan inte betalas till leverantörens vanliga konto. Känner Crewrig igen kontot som ett finansbolags visas det direkt.
Vad kostar AI-tolkningen om vi bara får ett fåtal fakturor?
Ni betalar per faktura som tolkas, 3 kr styck. Tolkas inget en månad kostar det ingenting. Fakturor som läggs in för hand kostar aldrig något extra.
Uppgifterna på den här sidan kontrollerades mot Crewrigs kod 5 november 2026. Priserna läses ur prislistan när sidan visas, så de stämmer med prissidan.